Er zijn in de loonbelastingwetgeving echter diverse mogelijkheden opgenomen om uw medewerkers een onbelaste tegemoetkoming te verlenen. Wij stippen voor een aantal praktische situaties de hoofdregels aan. Realiseert u zich wel dat de praktijk divers is. Voorkom daarom onaangename verrassingen en laat u altijd goed informeren over de mogelijkheden om tot onbelaste kostenvergoedingen te komen.

Stel uw medewerker blijft in zijn huidige woonplaats wonen en reist elke dag met zijn eigen auto naar de arbeidsplaats. In dat geval is het mogelijk om een reiskostenvergoeding te verstrekken voor de kosten van woon-werkverkeer van € 0,19 per kilometer (2006).

Stel uw medewerker moet in de buurt van zijn arbeidsplaats wonen, maar kan of wil voorlopig nog niet met zijn gezin daar naartoe verhuizen. U kunt overwegen om uw werknemer de extra kosten voor zijn overnachtingen te vergoeden. Bijvoorbeeld de kosten van een huurappartement of hotel.
Deze kosten van dubbele huisvesting kunnen in beginsel niet onbelast vergoed worden. Een uitzondering hierop is mogelijk voor dubbele huisvesting buiten de woonplaats, die verband houden met de vervulling van de dienstbetrekking. Dergelijke kosten kunt u maximaal de eerste twee jaar volledig onbelast vergoeden aan de werknemer.
Stel uw medewerker besluit om te verhuizen naar of in de buurt van de
arbeidsplaats.
Voor verhuiskosten kunt u een onbelaste vergoeding verstrekken aan uw werknemer mits de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking. Dat wordt in ieder geval aangenomen in twee situaties en binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing van uw werknemer. Of uw werknemer gaat binnen 10 kilometer van zijn werkplek wonen, terwijl hij daarvoor verder dan 10 kilometer van zijn werkplek woonde.
Of de reisafstand tussen woning en werkplek vermindert met tenminste 50% en met ten minste 10 kilometer.

In andere situaties moet u aan de hand van de feiten en omstandigheden beoordelen of er voldoende verband is tussen de verhuizing en de dienst
betrekking. Houdt de verhuizing verband met de dienstbetrekking, dan is het overbrengen van de inboedel op declaratiebasis geheel vrij te vergoeden.
De overige kosten, inclusief herinrichtingskosten, kunnen zonder nadere specificatie onbelast worden vergoed. Maar wel tot maximaal 12% van het jaarloon en met een maximum van € 5.445 (2006).

Wilt u graag advies over de situatie binnen uw organisatie?
We praten er graag met u over.

U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer (0164) 282 500 of (0118) 671 100.